12 ноября 2021
Илона Данцевич, студентка четвертого курса программы бакалавриата «Менеджмент» Высшей школы менеджмента Санкт-Петербургского университета (ВШМ СПбГУ), глава студенческого организационного комитета GSOM Family Day 2021 года. В интервью она рассказала об инновационных способах коммуникации с командой в дистанционном формате, нововведениях сезона и вызовах, с которыми организационный комитет столкнулся в этом году.
25 сентября 2021 года состоялся традиционный семейный день ВШМ СПбГУ — GSOM Family Day. Мероприятие объединило 560 выпускников, студентов, преподавателей и партнеров Бизнес-школы в онлайн-формате (из 27 стран мира — Австралия, США, Великобритания, Корея, Таиланд, Сингапур, Китай, Франция, Бельгия, Швейцария, Швеция, Португалия, Чехия и др.) и 250 — на офлайн-вечеринке. Благодаря компаниям-партнерам команда организаторов собрала 430 000 рублей на проведение мероприятия — втрое больше предыдущего года. |
Вначале я решила пообщаться с предыдущей главой мероприятия Марией Воскобойник (прим. ред. — выпускница программы бакалавриата ВШМ СПбГУ 2021 года) и руководителем отдела по работе с выпускниками ВШМ СПбГУ Ксенией Колесниковой.
Раньше я была руководителем проектов с другой целевой аудиторией: в основном это были студенты, и я, как одна из них, понимала их потребности. Здесь же большая часть участников — выпускники разных направлений, поэтому важно было изучить их потребности и правильно сформулировать программу. В этом нам очень помогла Ксения Колесникова — она, как никто другой, понимает, чего ждут выпускники.
Набор проводили в два этапа — тестовые задания и интервью. Эту методологию мы придумали еще несколько лет назад при отборе на Management Career Week (MCW). Она помогает понять мотивацию студентов участвовать в проекте, увидеть сильные стороны и подобрать правильное направление, где ребята смогут раскрыть свой потенциал, приобрести новые навыки и развить коллег. Сейчас, кстати, этот подход используют и другие главы проектов.
Когда студенты подают заявки на участие, они сразу выбирают отдел, в котором им интересно себя проявить. На тестовом этапе, выполняя демо-задания, они понимают насколько это направление им близко, кто чем занимается. На этапе интервью мы с главами отделов распределяем ребят по командам, обязательно стараемся иметь в виду общий настрой: важно решать задачи в сплоченной и комфортной команде.
В итоге в Оргкомитете проекта собрались 30 студентов разных программ и курсов, что позволило обмениваться опытом и прокачивать навыки командной работы.
За 5 месяцев проекта я больше всего контактирую с главами отделов: через них идет вся основная работа и коммуникация с менеджерами отделов.
С руководителями отделов я работала на других проектах. Это ребята, которые проявили себя максимально проактивно и показали на деле свою готовность к новым вызовам.
Собрать крутую команду глав — это 60% успеха: на них ложится много горящих и сложных задач, от их работы зависит атмосфера в команде и результат проекта.
В проекта GSOM Family Day традиционно пять отделов — программный, логистика, маркетинг, отделы по работе с участниками и партнерами.
Программный отдел занимается, собственно, программой мероприятий. Они общаются со спикерами, в день мероприятия помогают подключиться к площадке.
Отдел маркетинга начинает свою работу задолго до мероприятия. Наша творческая команда в течение нескольких месяцев ведет работу в соцсетях: рассказывает о форматах мероприятия, успехах выпускников и вовлекает аудиторию до анонса программы.
У ВШМ СПбГУ большой пул компаний, как попечителей, так и партнеров. Они всегда рады оказать поддержку Бизнес-школе — поделиться экспертизой, интересными кейсами. Отдел по работе с партнерами находит новые компании, чтобы создавать полезные друг для друга связи. Этот отдел коммуницирует с организациями, ищет общие точки соприкосновения для дальнейшей работы.
Отдел логистики раньше занимался монтажом площадки, кейтерингом, общением с подрядчиками и так далее. С переходом в онлайн отдел расширил свои полномочия: теперь команда занимается и техническими вопросами — работой с платформами, почтами, сметами и так далее.
Отдел по работе с участниками — важный для GSOM Family Day, так как аудитория мероприятия очень разная. Это студенты, выпускники, преподаватели, сотрудники и партнеры Бизнес-школы, и каждому нужно уделить должное внимание.
Были у нас и смежные задачи для нескольких команд. Мы старались специально создавать их, чтобы у всех было понимание, чем занимается каждый из отделов.
Всегда интереснее создавать что-то новое, поэтому в этом году мы придумали несколько нововведений. Чат-бот стал одним их них. В нем мы вели диалог с участниками от лица нашего талисмана — совы Фредди. Команда отдела по работе с участниками отвечала на самые нестандартные вопросы, связанные с программой, подключением, регистрацией.
Также была возможность обмена внутри команды: ребята могли на одну-две недели перейти в другое направление. Мы установили специальные правила, чтобы работа не пострадала — участники продолжали вести задачи, которые не закончили в основном отделе, а новые получали в другом. Такой возможностью воспользовалась четверть команды. Это помогло попробовать разные функции, и знаю, что многие сейчас пошли в несвойственные для себя направления.
Еще в начале 2021 года на Management Career Week Кирилл Картасиди, глава по работе с партнерами предложил работать по спринтам (прим. ред. — небольшой фиксированный отрезок времени, в который команда делает какую-то ограниченную часть проекта) — это очень удобный формат для работы в командах, но мы раньше его не использовали. Мы заранее прописали все ожидаемые задачи и распределили их по времени и последовательности. Конечно, были срочные задачи, но большую часть мы смогли спрогнозировать, примерно 80%. Длина спринта — одна неделя. Если задача была сложная, то она могла длиться две недели. В конце каждого спринта мы созванивались и обсуждали результаты.
90% выступающих в программе — выпускники Бизнес-школы. Мы старались приглашать в качестве спикеров именно состоявшихся выпускников ВШМ СПбГУ, так участникам GSOM Family Day было бы проще соотнести его с собой.
Большой ажиотаж вызвали новые форматы — анти-дискуссия (коммуникация, включающая в обсуждение каждого участника, и помогающая взглянуть на вопросы в рамках темы с новой стороны) и мастермайнд (групповое обсуждение профессиональных и личных запросов, которое помогает объединить близких по интересам людей, сформировать дружественную атмосферу взаимопомощи и найти ответы на вопросы участников). Участники второго до сих пор продолжают общение и обсуждение профессиональных вопросов.
Я очень люблю офлайн, мне всегда важно быть в контакте с командой. Раньше мы часто встречались в кампусах, знакомились, общались. Сейчас это было сложнее, тем более лето, все разъехались по регионам. С главами мы решили создавать неформальные онлайн-встречи. Проводили специальные тимбилдинги, чтобы ребята встречались вживую или онлайн — играли, общались и узнавали друг друга.
Еще мы делали отчеты в общем чате в Telegram — это помогало всем быть в курсе событий, не ограничиваться рамками своего отдела и понимать, насколько мы приблизились к общей цели.
Когда кто-то из членов команды ярко проявил себя — создал лендинг, позвал крутого спикера и так далее — мы отмечали его в общем чате и хвалили. А также креативно поздравляли с днем рождения, чтобы зарядить и вдохновить.
Для отслеживания задач и дедлайнов мы работали в Trello (прим.ред. — облачная программа для управления проектами небольших групп). Это было важно, чтобы все команды были в курсе, чем занимаюсь я как глава проекта и чем занимаются другие направления.
Команду мы начали собирать еще в мае, работать начали летом. У нас была задача успеть до массового сезона отпусков, чтобы договориться со спикерами и компаниями. Ключевыми точками стали подбор команды (отбор более чем из 100 заявок), подготовка отделов и введение ребят в курс дел, мозговые штурмы, утверждение форматов, архитектура программы, подбор спикеров, согласования и приглашение участников.
Еще одним важным этапом стали кастдевы (Customer Development — способ, позволяющий собрать информацию, которая поможет лучше узнать потенциальных пользователей и проверить первые гипотезы — прим. ред.) с выпускниками. Мы спросили, что им нравилось и не очень на прошлых мероприятиях, что запомнилось, почему не регистрировались, как узнавали о мероприятии и так далее. Мы опросили 40 человек — 12 студентов и 28 выпускников — разных программ, годов выпуска, участвовавших и не участвовавших в мероприятии, чтобы сформулировать главные инсайты для дальнейшей организации. Ребятам из команды было важно познакомиться с реальными участниками события, чтобы понимать для кого мы создаем мероприятие.
Кстати, этот метод мы изучали на лекциях, и было классно применить эти знания.
Сейчас очень интересное для меня состояние. Все время я трачу на учебу и одну работу. Раньше у меня всегда было несколько проектов, и я старалась все успеть. Самое время зарядиться энергией перед финальным рывком — защитой диплома.
Мне очень приятно, что ребята, которые были менеджерами отделов GSOM Family Day или MCW, становятся главами команд и возглавляют проекты — преемственность поколений; очень рада их успехам и буду следить за ними дальше.
Мы до последнего момента не знали, в каком формате пройдет мероприятие: готовили сразу два сценария. Было важно открыто обо всем говорить с командой и спикерами и предупреждать, что могут быть резкие изменения. Это для нас был вызов, который помог нам прокачаться.
Я очень хочу сделать деловой офлайн-инвент — с программой, спикерами и нетворкингом. Большинство выпускников на интервью отметили ценность нетворкинга в проектах Бизнес-школы.
Наша вечерняя часть программы была большой авантюрой — мы рады, что она вообще состоялась. Мы смогли поместить только 250 человек, хотя желающих было очень много. Поэтому я бы ничего не исправляла. Это был вызов, с которым мы с командой справились.
Работать по опробованному сценарию проще, чем придумывать что-то новое. Поэтому я рекомендую искать нестандартные варианты, они могут не получиться, но если все сложится, то будет в разы приятнее осознавать, что вы это сделали.
При использовании данного сайта Вы подтверждаете свое согласие на использование ВШМ СПбГУ cookie файлов. С подробной информацией Вы можете ознакомиться, перейдя по ссылке.